Lorsque toutes les modalités pour accueillir le futur salarié sont prévues, tant pour le recrutement que pour l’établissement du contrat, il reste à l’employeur quelques procédures obligatoires à remplir pour être en conformité avec la loi. Ces formalités préalables à l’embauche sont les suivantes.
La première de ces formalités est la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE). Elle doit obligatoirement être réalisée au plus tôt 8 jours avant la prise de fonction du salarié. La DPAE remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) et s’effectue auprès de l’URSSAF. Elle consiste, en une seule demande, à déclarer une immatriculation pour un salarié auprès de la caisse primaire d’assurance maladie, à effectuer une adhésion à un service médical du travail et au pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales. Elle permet également d’obtenir l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage lors de l’embauche d’un premier salarié. C’est enfin par ce biais que l’employeur effectue une adhésion à un service de santé au travail et fait une demande d’examen médical d’embauche du salarié.
L’URSSAF doit accuser réception de la demande sous 5 jours après la déclaration. En l’absence d’un contrat de travail écrit, une copie de cet accusé de réception, ou de la DPAE, doit être remise au salarié.
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- dénomination sociale (ou nom et prénom) et adresse de l’employeur ;
- Code APE et numéro de Siren de l’entreprise ;
- coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la Sécurité sociale ;
- nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié ;
- date et heure d’embauche prévisible ;
- nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Le régime simplifié des formalités administratives des petites entreprises permet d’utiliser un autre processus. En effet, les TPE-PME (Très Petites Entreprises-Petites et Moyennes Entreprises) ont la possibilité d’utiliser les titres de paiement simplifié (Titres emploi-service entreprise), qui comprennent un volet cotisations sociales qui a valeur de DPAE.
La deuxième formalité à remplir est l’inscription du salarié au registre unique du personnel. Quel que soit l’effectif de l’entreprise, celle-ci doit inscrire obligatoirement dans ce registre les informations suivantes, concernant ses salariés :
- identification du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe et nationalité ;
- carrière : emploi, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
- type de contrat : CDI, CDD, travail à temps partiel, etc. ;
- pour les travailleurs étrangers : type de numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
La troisième formalité à remplir par l’employeur, à chaque embauche, est d’affilier son nouveau salarié aux institutions Arcco (pour les salariés classiques) ou Agirc (pour les cadres). Directement pris en compte par la Convention collective nationale des pompes funèbres à l’art. 224.5, il sera demandé à l’employeur de signaler son nouveau salarié auprès des caisses de retraite lors des déclarations sociales. Aucune condition d’âge ni de nationalité n’est demandée, excepté, pour la nationalité, dans le cas où le salarié employé à l’étranger possède la nationalité du pays dans lequel il exerce son activité.
L’employeur doit ensuite faire une déclaration des mouvements de main-d’œuvre. Cette formalité est indispensable pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Le but de cette déclaration est de garder une trace des mouvements du personnel. Sont concernés, entre autres, les salariés en CDI, en CDD, les intermittents et les contrats aidés.
Kévin Roux
juriste Le Vœu
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