La demande d’habilitation à l’épreuve des réalités pratiques

Instituée par l’art. 4 de la loi du 8 janvier 1993 qui a mis fin au monopole communal et aujourd’hui codifiée à l’art. L. 2223-23 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), aux termes duquel : "Les régies, les entreprises ou les associations et chacun de leurs établissements qui, habituellement, sous leur marque ou non, fournissent aux familles des prestations énumérées à l’art. L. 2223-19 ou définissent cette fourniture ou assurent l’organisation des funérailles doivent être habilités à cet effet selon des modalités et une durée prévues par décret en Conseil d’État.

Pour accorder cette habilitation, le représentant de l’État dans le département s’assure :

1° Des conditions requises des dirigeants telles que définies à l’art. L. 2223-24 ;

2° De conditions minimales de capacité professionnelle du dirigeant et des agents. Dans le cas d’une régie non dotée de la personnalité morale et de l’autonomie financière, seuls les personnels de la régie doivent justifier de cette capacité professionnelle ;

3° De la conformité des installations techniques à des prescriptions fixées par décret ;

4° De la régularité de la situation du bénéficiaire au regard des impositions de toute nature et des cotisations sociales ;

5° De la conformité des véhicules à des prescriptions fixées par décret.

L’habilitation est valable sur l’ensemble du territoire national. Le contrôle de la conformité aux prescriptions mentionnées aux 3° et 5° est assuré par des organismes accrédités dans des conditions fixées par décret."

Dans son "Guide juridique relatif à la législation funéraire à l’attention des collectivités territoriales", dont la valeur juridique nous apparaît sans conteste être celle d’une circulaire (bien que le document n’en porte pas la dénomination), la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) rappelle les éléments suivants :

"Un opérateur funéraire habilité peut confier à un ou plusieurs sous-traitants la réalisation de tout ou partie des prestations relevant du service extérieur des pompes funèbres. S’il fait appel à des sous-traitants, il doit être habilité pour la prestation qu’il sous-traite. Il convient de préciser que la notion d’"organisation d’obsèques", inscrite à l’art. L. 2223-19 du CGCT, ne recouvre que la prestation d’accueil des personnes ayant qualité pour pourvoir aux funérailles afin de leur proposer et de déterminer avec elles le contenu et le prix des obsèques. Différente des autres prestations, cette prestation ne les recouvre pas et rend l’habilitation nécessaire pour cette prestation spécifique.

Dans le cas de la sous-traitance, l’opérateur funéraire qui sous-traite doit rester, à l’égard de la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles, responsable de l’exécution des prestations (les relations financières liées à l’exécution de celles-ci ne devant s’établir qu’entre la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles et l’opérateur de premier rang, et non avec les sous-traitants). Les sous-traitants doivent également être habilités pour chacune des prestations du service extérieur des pompes funèbres qu’ils fournissent de manière habituelle aux familles."

La procédure d’habilitation est définie aux articles R. 2223-56 et suivants du CGCT.

Art. R. 2223-56 : "L’habilitation […] est délivrée par le préfet dans le département où a son siège la régie, l’entreprise ou l’association. Elle est délivrée, pour chacun de leurs établissements, par le préfet dans le département où ceux-ci sont situés. À Paris, l’habilitation est délivrée par le préfet de police. Celui-ci délivre également l’habilitation aux personnes de nationalité étrangère qui n’ont en France aucun établissement, succursale, agence ou bureau. L’arrêté du préfet qui a délivré l’habilitation est publié au recueil des actes de la préfecture."

Art. R. 2223-57 : "La demande d’habilitation comprend :

1° Une déclaration indiquant la dénomination de la régie, de l’entreprise, de l’association ou de l’établissement, sa forme juridique, son activité, son siège ainsi que l’état civil, le domicile et la qualité du représentant légal et du responsable de l’établissement et, le numéro unique d’identification […] ;

2° La liste des activités exploitées […] ;

3° Les justifications attestant la régularité […] en ce qui concerne les impositions de toute nature et les cotisations sociales ;

4° Les attestations justifiant que le dirigeant et les agents […] répondent aux conditions minimales de capacité professionnelle […] ;

5° L’état à jour du personnel employé […]."

Art. R. 2223-58 : "La régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement qui sollicite l’habilitation pour effectuer la prestation de transport de corps avant mise en bière ou celle de transport de corps après mise en bière […] doit produire l’attestation de la conformité du ou des véhicules […]."

Art. R. 2223-59 : "La régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement qui sollicite l’habilitation pour assurer la gestion et l’utilisation d’une chambre funéraire […] doit produire l’attestation de la conformité de la chambre funéraire […]."

Art. R. 2223-60 : "La régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement qui sollicite l’habilitation pour assurer les soins de conservation […], doit produire l’attestation que le personnel exécutant ces soins est titulaire du diplôme national de thanatopracteur […]."

Art. R. 2223-61 : "La régie ou le délégataire qui sollicite l’habilitation pour assurer la gestion d’un crématorium […] doit produire l’attestation de la conformité du crématorium […]."

Art. R. 2223-62 : "Lorsque les conditions prévues pour obtenir l’habilitation sont remplies par la régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement, l’habilitation est accordée pour une durée de 5 ans. Toutefois, lorsque la régie, l’entreprise, l’association ou l’établissement sollicite l’ajout d’une prestation supplémentaire visée à l’art. L. 2223-19 ou de la gestion d’un crématorium conformément à l’art. L. 2223-41, l’habilitation correspondante est accordée pour le délai restant à courir de l’habilitation en cours de validité."

Art. R. 2223-63 : "Tout changement dans les indications prévues à l’art. R. 2223-57 doit être déclaré dans un délai de 2 mois […]."

Dans son guide pratique, la DGCL synthétise la liste des pièces à fournir à l’appui d’une demande d’habilitation : "Le dossier de demande d’habilitation comporte un tronc commun auquel peuvent s’ajouter des éléments supplémentaires en fonction des activités que souhaite exercer l’opérateur funéraire.

La demande d’habilitation doit être écrite. Aux termes de l’art. R. 2223-57, elle doit comprendre 5 types de pièces :

• les informations relatives à la nature et à la qualité de l’opérateur ;

• le détail de la portée de l’habilitation (activités exercées) ;

• les justifications de la régularité de la situation fiscale et sociale de l’opérateur ;

• la justification de la détention de la capacité professionnelle ;

• l’état à jour du personnel employé par l’opérateur.

En application de l’art. R. 2223-63, toute modification de ces éléments survenue postérieurement à la délivrance de l’habilitation doit être déclarée dans les 2 mois au préfet qui a délivré l’habilitation.

Aux éléments constitutifs évoqués supra, le dossier de demande d’habilitation doit être accompagné, en vertu des prescriptions de l’art. R. 2223-58, de l’attestation de conformité aux prescriptions techniques du ou des véhicules utilisés pour les transports de corps (avant et après mise en bière).

Aux termes de l’art. R. 2223-59, le dossier de demande devra comprendre l’attestation de conformité de la chambre funéraire aux prescriptions techniques développées aux articles D. 2223-80 et suivants.

La régie ou le délégataire de service public sollicitant une habilitation afin de gérer un crématorium devra transmettre au préfet l’attestation de conformité aux prescriptions techniques visées aux articles D. 2223-100 et suivants (art. R. 2223-61).

L’art. R. 2223-60 prévoit que le dossier de demande doit comprendre l’attestation que le personnel exécutant les soins de conservation est titulaire du diplôme national de thanatopracteur ou remplit les conditions fixées par les articles L. 2223-47 à L. 2223-51."

Si l’expérience montre que, dans le passé, certaines préfectures traitaient les demandes d’habilitation avec peu de rigueur, force est de constater que ces pratiques n’ont plus cours. Et depuis quelques années, nombreux sont les opérateurs funéraires à faire l’amère expérience de constater un durcissement de l’instruction des demandes auquel ils n’étaient pas habitués. Ainsi, une simple modification d’habilitation fait désormais souvent l’objet d’un réexamen du dossier en profondeur faisant parfois apparaître diverses carences que les services préfectoraux s’efforcent de régulariser avec beaucoup de rigueur.

Afin d’anticiper d’éventuelles difficultés, il convient dorénavant pour les opérateurs funéraires de faire preuve de beaucoup d’anticipation à l’approche du renouvellement de leur habilitation. La plupart des préfectures mettent à disposition sur leur site Internet diverses notices et formulaires pour aider les opérateurs funéraires à constituer leurs dossiers de demande, de renouvellement ou de modification d’habilitation.

À titre indicatif, il peut être dressé la liste suivante des pièces justificatives habituellement demandées, outre la demande elle-même, qui se présente désormais de façon quasi généralisée, par un formulaire à remplir par l’entreprise, téléchargeable sur le site des préfectures.

- Extrait d’immatriculation Kbis au registre du commerce et des sociétés ou Extrait d’immatriculation au répertoire des métiers de moins de 3 mois ou attestation provisoire d’inscription de moins de 3 mois, portant la mention "activités funéraires" ou "pompes funèbres".

- Justificatifs attestant de la régularité des cotisations fiscales et sociales de l’entreprise :

• Attestation TVA et attestation relative à l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu (pour les entreprises sous forme individuelle) délivrées par les services des Finances publiques ;

• Attestation délivrée par l’URSSAF concernant le chef d’entreprise et le cas échéant les salariés ;

• Attestations du paiement des cotisations de retraite et retraites complémentaires tant pour le chef d’entreprise que pour les salariés.

2. Justificatifs concernant le signataire de la déclaration (gérant, président, représentant légal de l’établissement à habiliter)

- Copie recto verso de la carte nationale d’identité ou du passeport en cours de validité ;

- Attestation individuelle d’exercice d’une profession funéraire (généralement téléchargeable sur le site de la préfecture) ;

- Justificatifs attestant de son aptitude professionnelle : attestations de formation, diplôme, certificat médical (qui peut être délivré par un médecin de ville).

- État à jour du personnel employé par l’établissement accompagné de la copie certifiée conforme du registre unique du personnel ;

- Attestation individuelle d’exercice d’une profession funéraire pour chaque membre du personnel (généralement téléchargeable sur le site de la préfecture) ;

- Justificatif attestant de l’aptitude professionnelle de chaque agent ou salarié et de son ancienneté dans le poste : attestations de formation, diplômes ;

- Certificat d’aptitude physique de la médecine du travail en cours de validité pour tous les agents ou salariés ;

- Certificats de vaccinations obligatoires, en particulier pour les thanatopracteurs ;

- Copie du permis de conduire pour les chauffeurs.

- Pour chaque activité sous-traitée :

• Copie du contrat de sous-traitance ;

• Copie de l’habilitation funéraire de la société qui effectue l’activité.

- Copie du certificat d’immatriculation du ou des véhicules (avec la mention VASP-FG FUNER pour véhicules de transports de corps avant et après mise en bière) ;

- Copie de l’attestation de conformité des véhicules délivrée par un organisme agréé (ex. : CETE APAVE SUDEUROPE, SOCOTEC, VERITAS et 12345 ÉTOILES DE FRANCE) ;

- Contrat de location, le cas échéant.

- Chambre funéraire

• Copie de l’arrêté préfectoral de création ou copie du courrier de la préfecture établissant une décision implicite d’acceptation à l’expiration du délai de 4 mois ;

• Copie du certificat de conformité délivré par l’organisme de contrôle agréé ;

• Copie du certificat de propriété ou copie du contrat de location.

- Crématorium

• Copie de l’arrêté préfectoral de création ;

• Copie du rapport de conformité délivré par l’organisme de contrôle agréé ;

• Copie de l’attestation de conformité délivrée par l’organisme de contrôle agréé ;

• Copie du contrat de délégation de service public.

Afin d’aborder une demande d’habilitation, en particulier de renouvellement, l’attention des dirigeants doit être particulièrement attirée sur les points suivants :

- Quelle que soit la date de la prochaine échéance de renouvellement de l’habilitation : s’assurer d’être en possession de l’ensemble des documents susceptibles demandés, en particulier lorsque les derniers renouvellements n’ont pas posé de difficultés particulières ;

- S’assurer de la bonne tenue du registre unique du personnel ;

- Anticiper les visites médicales périodiques des salariés à la médecine du travail (les délais de rendez-vous étant souvent très longs à obtenir) ;

- S’assurer d’être en possession des attestations de formation et diplômes de l’ensemble du personnel et, pour le personnel le plus ancien bénéficiant des dispositions transitoires, s’assurer que ceux-ci en remplissent les conditions (il n’était en effet pas rare que, dans le passé, certaines préfectures délivrent des habilitations sans réellement contrôler que ces conditions étaient remplies) ;

- Rédiger des contrats avec les sous-traitants ;

- Commencer à préparer le dossier d’habilitation environ 6 mois avant la date d’échéance. Si ce délai peut paraître long, il est souvent nécessaire pour régulariser des situations qui n’avaient parfois pas été relevées par les préfectures, notamment en matière de formation ou de médecine du travail.

On ne pourra enfin que recommander aux centres de formation de consacrer, dans leurs formations destinées aux dirigeants, un module destiné à sensibiliser les futurs dirigeants sur la procédure de demande d’habilitation, en complément de l’enseignement prévu dans la formation de conseiller funéraire.